En tant que travailleur indépendant en Espagne, il est essentiel de savoir comment facturer ses clients. En effet, c’est une étape nécessaire afin de vous faire payer et déclarer vos ventes de biens ou services et il est important de savoir comment établir une facture correctement afin d’éviter des erreurs qui peuvent coûter cher. Certains auto-entrepreneurs en Espagne ne mesurent pas l’importance d’émettre correctement une facture et se font parfois rattraper par le fisc espagnol. En Espagne il existe des règles quant aux informations et données qui doivent apparaître sur une facture émise par un autonomo, ainsi que sur la manière de l’émettre. Quand émettre une facture ? Quelles sont les informations obligatoires à faire figurer lorsque l’on facture en tant qu’auto-entrepreneur en Espagne ? Comment remplir une facture ? Lisbob, l’assistant des expatriés en Espagne, vous dit tout sur comment remplir et émettre une facture en tant qu’autonomo en Espagne.

1. Qu'est-ce qu'une facture ?

Commençons par les bases : qu'est-ce qu'une facture valide en Espagne ? Une facture est un document commercial qui recueille des informations relatives à une transaction ou à un achat-vente de biens ou de services. Chaque société ou auto-entrepreneur doit en émettre pour les transactions qu’elle fait.

La facture permet de comptabiliser et officialiser les transactions de biens ou de services, qu’elles soient faites avec des particuliers ou bien des professionnels.

2. Comment établir une facture ?

Auparavant les factures étaient uniquement en format papier. Elles étaient faites à la main sur un carnet de facturation papier, et elles étaient envoyées au client directement par courrier postal ou bien remise en main propre dans l’établissement.

Grâce à la modernisation et l’avènement des nouvelles technologies, les factures faites sous Word ou Excel ont été généralisées et peuvent être envoyées au client par email au format PDF par exemple.

Vous pouvez utiliser le modèle de facture que vous souhaitez, afin de la rendre plus agréable à lire ou bien pour la personnaliser. Il existe néanmoins des informations obligatoires qui doivent figurer sur toute facture émise en Espagne. Voici les informations obligatoires :

Numéro de la facture : La numérotation des factures au sein de chaque série sera corrélative. Il peut y avoir des séries distinctes dans les cas suivants : divers établissements, opérations de nature différente ou modification de factures. Normalement, une nouvelle série est lancée chaque année ;
Date d'émission : c’est la date à laquelle vous émettez la facture ;
Nom et prénom, dénomination ou raison sociale complète, tant de la personne tenue d'émettre une facture que du destinataire des opérations ;
Numéro d'identification fiscale attribué par l'administration espagnole ou, le cas échéant, par celui d'un autre État membre de l'Union européenne ;
Adresse, à la fois de la personne tenue d'émettre une facture et du destinataire des opérations ;
Description des opérations, enregistrant toutes les données nécessaires à la détermination de l'assiette fiscale de la taxe, c'est-à-dire le montant total de la contrepartie qui leur correspond et leur montant, y compris le prix unitaire sans taxe desdites opérations comme tout rabais ou remise qui n'est pas inclus dans ce prix unitaire ;
Le taux de TVA ainsi que le pourcentage de retenue à la source sur l'impôt sur le revenu des personnes physiques IRPF, le cas échéant, comme c'est le cas pour les professionnels ;
Le quota fiscal qui, le cas échéant, est répercuté, doit être enregistré séparément ;
Le montant total à régler ;
La date à laquelle les transactions documentées ont été effectuées ou à laquelle, le cas échéant, l'acompte a été reçu, à condition qu'il s'agisse d'une date autre que la date d'émission de la facture.

3. Quand émettre une facture ?

Lorsque l’on exerce une activité d’autonomo en Espagne Il ne s'agit pas seulement de savoir comment faire une facture mais de savoir quand vous êtes obligé de le faire. En tant qu'auto-entrepreneur ou freelance, vous avez l'obligation d'émettre et d’envoyer une facture ou d'autres pièces justificatives pour les opérations que vous effectuez au cours de votre activité.

Il faut toujours conserver une copie des factures envoyées et il faut obligatoirement être enregistré auprès du Trésor Public espagnol pour émettre des factures. Il faut également conserver les factures reçues par d’autres entreprises et professionnels.

Il est obligatoire d’émettre et de conserver les factures dans lesquelles des opérations de TVA sont collectées (l'obligation s'étend également à celles qui ne sont pas soumises à la taxe et aux sujets mais exonéré) mais aussi si vous bénéficiez d'un régime spécial de TVA.

Cependant, dans certains régimes spéciaux de TVA, il n'est en principe pas nécessaire d'émettre des factures, ce qui donne lieu aux exceptions suivantes qui concernent principalement les transactions effectuées avec les particuliers :

• Ce sont des opérations exonérées de TVA (attention à ne pas confondre avec des opérations non soumises à la TVA) ;

• Celles effectuées par des professionnels sous le régime spécial de la « surtaxe d'équivalence » (recargo de equivalencia) ;

• Celles réalisées par des professionnels dans le cadre d'un régime de TVA simplifié, sauf si la détermination des charges à payer se fait en fonction du volume des revenus ;

• Celles réalisées par des professionnels du régime spécial de l'agriculture, de l'élevage et de la pêche.

Il y a obligation d'émettre une facture lorsque le destinataire est un entrepreneur ou un professionnel qui agit en tant que tel et lorsque votre client l'exige pour l'exercice de tout droit fiscal.

Il est conseillé de vérifier chaque cas spécifique avant d’émettre la facture.

4. Quelle est la date limite pour soumettre une facture

Les factures ou documents de substitution doivent être émis au moment de l'opération.

Toutefois en Espagne, lorsque le destinataire de l'opération est un entrepreneur ou un professionnel agissant en tant que tel, les factures doivent être délivrées dans un délai d'un mois à compter du moment de l’opération.

En tout état de cause, les factures ou documents de substitution doivent être émis avant le 16e jour du mois suivant la période de règlement fiscal au cours de laquelle les opérations ont été effectuées.

5. La facture simplifiée et le ticket

Depuis l'entrée en vigueur du règlement de facturation actuellement en vigueur, la facture simplifiée a remplacé le ticket qui était jusque-là admis dans des opérations à hauteur de 3.000 euros TVA inclus dans des activités telles que la vente au détail, l'accueil ou le transport de personnes (taxis) entre autres.

Tout travailleur indépendant peut émettre des factures simplifiées dans des opérations jusqu'à 400 euros TTC.

Nous vous recommandons de lire notre article spécifique où vous pourrez voir comment établir une facture simplifiée, quand l'appliquer et le contenu à inclure.

Il faut bien connaître les différentes règles en matière de facturation en Espagne

6. La facture électronique

Il est clair depuis longtemps que la facture électronique est le modèle de facture en vigueur, remplaçant définitivement la facture papier.

En effet, le règlement de facturation accorde le même traitement à la facture électronique qu'à la facture papier. En outre, depuis 2015, il est obligatoire pour les prestataires de l'administration publique et les grandes entreprises de les utiliser.

Nous recommandons notre article spécifique sur la facture électronique, où nous analysons ses caractéristiques et son fonctionnement.

7. Duplicata de facture

En principe, vous ne pouvez émettre qu'un original de chaque facture. Mais il est permis de faire des duplicata, qui doivent inclure l'expression "duplicata". Elle aura la même efficacité que la facture originale ou le document de substitution, dans deux cas :

Lors d'une même livraison de biens ou prestation de services à plusieurs destinataires qui sont d'accord. Dans ce cas, la partie de l'assiette fiscale et le montant répercuté sur chacun d'eux doivent être enregistrés dans l'original et dans chacun des duplicata.