Lorsque vous exercez votre activité en tant qu’autonomo ou bien que vous ayez une société, la facturation est un point essentiel. En effet, c’est tout simplement ce qui vous permet de vous faire payer et de communiquer de manière officielle le détail de facturation de votre prestation ou produit. En Espagne il existe plusieurs types de factures qu’il est important de maîtriser afin de ne pas faire d’erreur et éviter les soucis avec le fisc espagnol. La facture ordinaire, la facture rectificative et la facture récapitulative sont différents types de factures en fonction de leur contenu. Selon sa valeur légale, on trouve également la facture pro forma et la copie des factures ou le duplicata de facture. Également selon le type de transaction il peut s'agir d'une facture complète ou d'une facture simple. Enfin selon la manière de la transmettre une facture peut être papier ou une bien électronique. Afin de ne pas s’emmêler les pinceaux et d’être sûr de facturer correctement ses clients, nous vous avons préparer un guide complet qui reprend tous les types de factures, leurs règles et conditions. Quels sont les différents types de factures en Espagne ? Quelles sont les règles et conditions des factures en tant qu’autonomo ou bien entreprise espagnole ? Lisbob, l’assistant des expatriés en Espagne, vous dit tout sur les différents types de factures.

Facture ordinaire – Factura ordinaria

La facture ordinaire (factura ordinaria) est le type de facture le plus utilisé en Espagne. Ce type de facture documente une opération commerciale, qu'il s'agisse d'une vente ou d'une prestation de service. La facture doit contenir toutes les informations relatives à l'opération réalisée afin qu’elle soit valide et légale. Voici les informations à faire figurer sur une facture en Espagne :

• Numéro de facture ;

• Date d'émission ;         

• Nom et le nom de la société ;        

• Numéro d'identification fiscale ;    

• Adresse de l'émetteur et du destinataire ;      

• Description de l'opération effectuée ;       

• Taux d'imposition de la TVA ;        

• Pourcentage de retenue à la source de l'impôt sur le revenu des personnes physiques IRPF ;         

• Taux d'imposition ;     

• Montant total à payer ;      

• Date à laquelle l'opération en question a eu lieu.

C’est le type de facture le plus couramment utilisé en Espagne en tant qu’autonomo ou société. C’est seulement en conséquence d’une facture ordinaire déjà émise que la facture rectificative ainsi que la facture récapitulative peuvent être produites.

Facture rectificative – Factura rectificativa

La facture corrective (factura rectificativa) est utilisée par les autonomos ou entreprises en Espagne lorsque la correction d'une facture précédente doit être effectuée parce qu'elle ne répond pas aux exigences établies par la loi ou en cas de retour de produits, conteneurs ou emballages, ou lorsque des remises ou des bonus interviennent après l’opération. Elle est émise aussi par résolution ferme qui laisse sans effet ou modifie les opérations déjà effectuées, et par ordre de mise en faillite du destinataire de la facture. Cette facture doit être émise au moment où les motifs à l'origine de son émission sont constatés et à condition que cela ne fasse pas plus de quatre ans que la facture à rectifier a été émise. De plus, il existe la possibilité de rectifier plusieurs factures en une seule facture rectificative. La rectification de plusieurs factures peut être effectuée dans un seul document de rectification, à condition que toutes les factures rectifiées soient identifiées correctement. La facture modificative contient les exigences légales communes à toutes les factures, mais doit également faire apparaître :  

• Données identifiant la facture rectifiée, telles que le numéro de facture et la date d'émission ; -         

• Détails de la rectification qui est effectuée ;         

• Condition de modification de la facture ;     

• Raisons qui provoquent la rectification ;      

• Le taux d’imposition et les cotisations doivent refléter la rectification effectuée soit en indiquant directement le montant de la rectification (positif ou négatif), soit en les saisissant tels quels lors de leur rectification, auquel cas le montant de la rectification sera également précisé.

Facture récapitulative - Factura Recapitulativa

La facture récapitulative (factura recapitulativa) permet aux autonomos en Espagne d'inclure dans une seule et même facture plusieurs opérations pour le même client, incluses à des dates différentes mais effectuées dans le même mois calendaire. Cela peut être pratique pour certains autonomos ou entreprises en Espagne qui ne souhaite pas facturer au fil de l’eau pour des clients récurrents. Lorsque le destinataire de l'opération est un entrepreneur ou un professionnel agissant en tant que tel, l'expédition de la facture doit être faite avant le 16e jour du mois suivant celui au cours duquel les opérations ont été effectuées. Dans le cas des livraisons de marchandises visées par l'article 75.Uno.8.º du code fiscal espagnol, les factures doivent être émises avant le 16 du mois suivant celui au cours duquel l'expédition ou le transport des marchandises destinées au client.

Copie et duplicata d’une facture

La copie ou bien le duplicata d’une facture sont des variantes de ces types de facture. La copie d'une facture contient les mêmes données que la facture originale, elle ne diffère que par le fait que l'expression «Copie» doit être spécifiée, afin de la distinguer de la facture originale. La copie d’une facture doit être gardé par l’émetteur de celle-ci, alors que la facture originale est envoyée au client.      

Le duplicata d'une facture est la même que la facture originale. Elle est émise lorsqu'il y a plusieurs destinataires ou lorsque la facture originale est perdue. C'est pourquoi il convient de préciser qu'il s'agit d'un duplicata, car si la facture originale réapparaît cela peut être source de confusion.   

Facture proforma – Factura proforma

Il existe un autre type de facture en Espagne : c’est la facture proforma. Elle documente une offre commerciale, indiquant les produits ou services que le vendeur fournira au client à un certain prix, de sorte que son but est que l'acheteur ait le maximum d'informations possible concernant le futur achat. Ce n’est pas vraiment un devis mais c’est une proposition commerciale. Par conséquent, la facture proforma n'a aucune valeur comptable : elle n'est donc pas numérotée. Il ne faut pas non plus la signer ou la tamponner, sauf si le client le demande explicitement. 

La facture proforma comprend généralement la date de validité maximale après laquelle l’offre commerciale ne sera plus valable.

Aussi, il est important d'inclure l'indication « proforma » dans l'en-tête de la facture, afin qu'elle ne soit pas confondue avec la facture commerciale, qui sera émise lors de l'opération. 

Facture simplifiée et facture complète - Factura simplificada y factura completa

Ce n’est pas fini. En effet en Espagne il existe deux variations aux différents types de factures. Selon qu'elles contiennent plus ou moins de données elles peuvent être de factures simplifiées ou des factures complètes. Quand ils répondent à toutes les exigences de la Loi sont les factures complètes, ou plutôt si seulement remplir certaines conditions sont factures simplifiées.    

Après l'approbation en Espagne des nouvelles règles de facturation en décembre 2012, le ticket disparaît en tant que document comptable et devient inclus dans la facture simplifiée, qui peut être émise lorsque son montant n'excède pas 3.000 euros TVA incluse. La facture simplifiée peut également être émise et au choix de l'émetteur, lorsque son montant n'excède pas 400 euros TVA incluse, ou lorsqu'une facture rectificative doit être émise.

Facture électronique - Factura electrónica

La facture électronique (factura electrónica) est un équivalent de la facture papier et, depuis janvier 2013, elle bénéficie du même traitement. La différence entre la facture papier et la facture électronique réside uniquement dans le fait que la transmission de cette dernière se fait par voie électronique, sans utilisation de papier. Afin qu'une facture électronique ait la même valeur juridique qu'une facture papier émise, le document électronique qui la représente doit contenir les champs obligatoires requis pour toute facture et être transmis d'un ordinateur à un autre, en recueillant le consentement des deux parties. C’est-à-dire que vous devez avoir l’accord de votre client pour qu’il reçoive la facture de manière électronique et non papier.

Avec les nouvelles règles espagnoles en matière de facturation arrivées en 2013, il n'est plus nécessaire que la facture électronique soit signée par avec signature électronique basée sur un certificat reconnu, mais il est fortement conseillé de le faire.

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